Rekisterinpitäjä

YTK Työttömyyskassa
Teollisuuskatu 4
32200 Loimaa

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Puhelin: 02 760 7620
Osoite: Teollisuuskatu 4, PL 100, 32200 Loimaa
Sähköposti: tietosuoja(at)ytkkassa.fi

Rekisterin nimi ja selosteen soveltamisala

Rekisterin nimi on YTK Työttömyyskassan Chat-palvelu. Seloste kuvaa YTK Työttömyyskassan verkkosivuilla olevan Chat-palvelun tietosuojaa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja meille kuuluvan lakisääteisen neuvontavelvollisuuden toteuttamiseksi.

Käsittelemme henkilötietoja neuvonnan laadun ja oikeellisuuden varmistamiseksi sekä palvelun käytön analysoimiseksi ja palvelun toimivuuden sekä käytettävyyden kehittämiseksi.

Hyödynnämme keskustelutietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen palvelun laadun varmistamiseksi, virheiden havaitsemiseksi ja palvelun kehittämiseksi. Emme käytä tietoja asiakkaan henkilökohtaisten asioiden ratkaisemiseen, profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon. Palvelua ei ole tarkoitettu luottamuksellisten tai arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan perusteella siltä osin kuin käsittely on tarpeen meille rekisterinpitäjänä kuuluvan lakisääteisen neuvontavelvollisuuden toteuttamiseksi.

Käsittelemme henkilötietoja neuvonnan laadun ja oikeellisuuden varmistamiseksi sekä palvelun käytön yleisluonteiseksi analysoimiseksi tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan perusteella. Henkilötietojen käsittely on tarpeen meille kuuluvan yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja julkisen hallintotehtävän asianmukaiseksi hoitamiseksi.

Käsittelemme henkilötietoja hallintolain (434/2003) 8 §:n mukaisen neuvonnan antamiseksi, yleisluontoisiin kysymyksiin ja tiedusteluihin vastaamiseksi, neuvonnan laadun ja oikeellisuuden varmistamiseksi sekä chatbot-palvelun toimivuuden ja käytettävyyden kehittämiseksi.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterin tietosisältö koostuu tallennetuista chatbot-keskusteluista sekä palvelun käyttöön liittyvistä teknisistä tiedoista. Tallennamme kaikki käydyt keskustelut neuvonnan laadun ja oikeellisuuden varmistamiseksi. Kyseessä on ei-luottamuksellinen vuorovaikutteinen asiointi, jossa emme käsittele asiakkaan omia tai muita luottamuksellisia tietoja. Asiakas ei pysty hoitamaan henkilökohtaisia asioitaan kanavassa, eikä palvelussa tarvitse antaa henkilötunnusta, terveystietoja, pankkitietoja tai muita luottamuksellisia tai arkaluonteisia tietoja.

Olemme koonneet chatbotin antamien vastausten tietosisällön kaikille tarjolla olevista julkisista lähteistä. Annamme asiakkaille keskustelun alussa ohjeistuksen palvelun käytöstä. Emme kysy asiakkaalta mitään henkilökohtaisia tietoja, eikä asiakas pysty hoitamaan chatbot-palvelussa henkilökohtaisia asioitaan.

Koska palvelussa on vapaatekstikenttä, asiakas voi oma-aloitteisesti antaa myös muita henkilötietoja. Emme pyydä tällaisia tietoja eikä niiden antaminen ole palvelun käyttämisen edellytys. Jos asiakas antaa palvelussa luottamuksellisia tai arkaluonteisia tietoja, käsittelemme niitä vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä palvelun ylläpitämiseksi, laadunvalvonnaksi ja tietoturvan varmistamiseksi.

Chatbot-keskusteluista rekisteröityvät seuraavat tiedot:

• Keskustelun aloitus- ja lopetusaika
• Chatbotin ja asiakkaan välisen keskustelun sisältö
• IP-osoite

Henkilötietojen lähteet

Saamme tiedot asiakkaan käynnistämän chatbot-keskustelun perusteella sekä palvelun käytön yhteydessä muodostuvista teknisistä tiedoista. Voimme saada neuvontaan liittyviä taustatietoja, kuten iän tai muun asiakkaan itse antaman yleisluonteisen tiedon, rekisteröidyltä itseltään. Taustatietojen antaminen on chat-palvelun käyttäjälle vapaaehtoista, eikä tietojen antaminen ole neuvontapalvelun käyttämisen edellytys.

Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Henkilökuntamme oikeus käsitellä jäsenten henkilötietoja määräytyy työtehtäväkuvan mukaisella käyttövaltuutuksella.

Valtuuttamamme ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat käsitellä rajoitetusti henkilötietoja meidän lukuumme chatbot-palvelun teknisen toteuttamisen, ylläpidon, tietoturvan ja palvelun toimivuuden varmistamisen yhteydessä. Palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, eivätkä käsittele tietoja omiin tarkoituksiinsa. Teemme henkilötietojen käsittelystä osapuolia sitovan sopimuksen, jossa huomioimme tietosuojaa, tietoturvaa ja salassapitovelvollisuutta koskevat vaatimukset. Tiedon omistus ei siirry palveluntarjoajalle, eikä palveluntarjoajalla ole oikeutta käyttää tietoja toimeksiantoa laajemmin.

Henkilötietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Emme siirrä rekisterin tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos tietoja on tarpeen siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, toteutamme siirron vain tietosuoja-asetuksen mukaisin perustein ja asianmukaisin suojatoimin.

Henkilötietojen säilytysajat

Anonymisoimme keskusteluihin liittyvät tunnistetiedot 30 päivän kuluttua tallentamisesta.

Säilytämme palvelun laadunvalvontaa, virheiden havaitsemista ja käytön yleisluonteista analysointia varten tarvittavia tietoja enintään 24 kuukautta, minkä jälkeen poistamme tiedot kokonaan.

Henkilötietojen suojaaminen

Chatbot-keskusteluiden tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan tietokannassa, johon ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Suojaamme tietoja teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Olemme rajanneet käyttöoikeudet työtehtävien perusteella. Henkilöstön oikeus käsitellä tietoja määräytyy käyttövaltuutusten mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltuminen riippuu siitä, mihin käsittelyperusteeseen henkilötietojen käsittely kussakin tilanteessa perustuu. Kaikkia oikeuksia ei siten voida käyttää kaikissa tilanteissa, esimerkiksi silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseemme tai julkisen vallan käyttöön.

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Rekisteröidyllä on oikeus saada selkeää ja ymmärrettävää tietoa siitä, miten ja miksi hänen henkilötietojaan käsitellään. Tätä tarkoitusta varten annamme tietoa muun muassa tässä tietosuojaselosteessa.

Oikeus saada pääsy omiin tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö häntä koskevia henkilötietoja. Jos henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin sekä saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten, epätarkkojen tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista tai täydentämistä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä voi olla oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista silloin, kun käsittelylle ei ole enää perustetta tai kun poistamisen edellytykset muutoin täyttyvät. Oikeutta ei kuitenkaan yleensä voida toteuttaa siltä osin kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi, oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka muun lainsäädännössä säädetyn perusteen vuoksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden tai käsittelyn lainmukaisuuden.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä voi olla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen, julkisen vallan käyttöön tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Arvioimme vastustamisoikeuden soveltumisen tapauskohtaisesti.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä voi olla oikeus saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus olla joutumatta yksinomaan automaattiseen päätöksentekoon perustuvan päätöksen kohteeksi

Rekisteröidyllä on soveltuvissa tilanteissa oikeus olla joutumatta sellaisen yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi, jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi, ellei tällainen päätöksenteko ole lainsäädännön perusteella sallittua.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Pyynnöt

Pyynnöissä tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, mitä tietoja ja miltä ajalta henkilö haluaa tietoja tarkistaa/oikaista/rajoittaa/poistaa. Pyyntöjen tekeminen on pääsääntöisesti maksutonta.

Pyyntöjen yhteydessä varmistamme rekisteröidyn henkilöllisyyden. Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Voimme tarvittaessa jatkaa määräaikaa tietosuoja-asetuksessa säädetyin edellytyksin.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee chatbot-palvelussa rekisteröityä koskevia päätöksiä, emmekä käytä palvelussa tietosuoja-asetuksen mukaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia. Palvelu antaa yleisluonteista neuvontaa, eikä sillä ratkaista asiakkaan henkilökohtaista asiaa.

Tietosuojaselosteen muutokset

Seuraamme jatkuvasti lainsäädännön kehittymistä sekä siihen liittyvien käytäntöjen ja tulkintojen muutoksia suhteessa omaan toimintaamme. Tarvittaessa päivitämme tätä tietosuojaselostetta. Muutokset julkaistaan tällä sivulla.

Rekisterinpitäjä

YTK Työttömyyskassa
Teollisuuskatu 4
32200 Loimaa

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Puhelin: 02 760 7620
Osoite: Teollisuuskatu 4, PL 100, 32200 Loimaa
Sähköposti: tietosuoja(at)ytkkassa.fi

Rekisterin nimi ja selosteen soveltamisala

Rekisterin nimi on YTK Työttömyyskassan evästeet. Seloste kuvaa, miten käytämme verkkosivustoillamme evästeitä ja muita vastaavia teknologioita. Evästeiden avulla voimme varmistaa verkkopalvelun toiminnan, parantaa käyttökokemusta, kehittää palveluitamme, toteuttaa analytiikkaa sekä kohdentaa viestintää ja markkinointia käyttäjän suostumuksen perusteella.

Mitä evästeet ovat ja mihin niitä käytetään

Eväste on pieni tunnistetiedosto, jonka verkkosivusto lähettää selaimelle ja joka tallentuu käyttäjän laitteelle.

Evästeiden avulla voimme esimerkiksi ylläpitää palvelutapahtumaa, muistaa käyttäjän valintoja, parantaa käyttäjäkokemusta, arvioida sivuston käyttöä sekä toteuttaa analytiikkaa ja markkinointia.

Evästeet eivät vahingoita käyttäjän laitetta, eikä niiden avulla voi levittää haittaohjelmia.

Välttämättömät evästeet ovat tarpeen verkkopalvelun toiminnan kannalta. Muiden evästeiden käyttö perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen.

Käsiteltävät evästetiedot

• Käyttäjän IP-osoite
• Käynnin kellonaika
• Vieraillut sivut
• Käytetty selaintyyppi
• Verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut YTK Työttömyyskassan verkkosivulle
• Palvelin, jolta käyttäjä on tullut YTK Työttömyyskassan verkkosivulle
• Selain- ja laitetiedot
• Evästeasetuksia ja suostumusvalintoja koskevat tiedot

Käyttämämme evästetyypit

Välttämättömät evästeet

Välttämättömät evästeet ovat tarpeen verkkosivuston ja sähköisten palveluiden toimimiseksi oikein ja turvallisesti. Ne mahdollistavat verkkosivuston perustoiminnot, kuten palvelutapahtuman hallinnan, evästesuostumuksen kysymisen, tietoturvan toteuttamisen sekä esimerkiksi chat-palvelun ja informatiivisten ikkunoiden toiminnan. Välttämättömät evästeet ovat aina käytössä, koska ilman niitä verkkopalvelu ei välttämättä toimi oikein.

Toiminnalliset evästeet

Toiminnallisten evästeiden avulla voimme ottaa käyttöön käyttökokemusta parantavia toimintoja, kuten kielivalintojen muistamisen ja palautteen keräämisen. Toiminnallisten evästeiden käyttö voi perustua käyttäjän antamaan suostumukseen, elleivät ne ole palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä.

Tilastolliset evästeet

Tilastollisten evästeiden avulla saamme tietoa verkkopalveluidemme käytöstä. Tietojen perusteella voimme parantaa sivuston käytettävyyttä, asiakaskokemusta sekä kehittää palvelua. Tilastolliset evästeet kertovat meille esimerkiksi sen, kuinka paljon palveluita käytetään, millaista käyttö on, mitkä sivut ovat suosituimpia, kuinka kauan sivuilla viivytään ja miten käyttäjät ovat löytäneet sivustolle.

Voimme käyttää analytiikassa esimerkiksi Google Analytics 4 -palvelua. Sen avulla keräämme sivuston kävijätilastoja ja analysoimme tietoja verkkopalveluiden kehittämiseksi. Kerättävät tiedot voivat sisältää selain- ja laitetietoja. Google Analytics 4 ei kirjaa tai tallenna IP-osoitteita palveluun siinä muodossa, että voisimme tunnistaa käyttäjän niiden perusteella.

Markkinointievästeet

Käytämme markkinointievästeitä käyttäjän verkkokäyttäytymisen seurantaan ja kohdennetun mainonnan näyttämiseen. Niiden avulla voimme tarjota paremmin käyttäjän tarpeita vastaavaa viestintää, etuja ja markkinointia.

Kohdennetussa mainonnassa voimme käyttää kolmannen osapuolen asettamia evästeitä, kuten Googlen ja Metan mainonta- ja seurantapalveluita. Voimme kohdentaa sisältöjä sivustovierailujen perusteella esimerkiksi LinkedInissä, Facebookissa ja Instagramissa.

Koska osa sosiaalisen median ja mainonnan palveluista on globaaleja toimijoita, tietoja voidaan käsitellä myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella kyseisten palveluntarjoajien käytäntöjen mukaisesti.

Luokittelemattomat evästeet

Voimme käyttää ulkopuolista palvelua evästeiden luokittelemiseksi. Palvelu ei välttämättä luokittele kaikkia evästeitä aina oikein. Pääsääntöisesti luokittelemattomat evästeet ovat tosiasiassa toiminnallisia evästeitä, jotka liittyvät esimerkiksi palautelomakkeen tai chat-palvelun toimintaan.

Suostumus ja evästeiden hallinta

Kun käyttäjä käyttää verkkosivustoamme, pyydämme suostumusta evästeiden käyttöön. Voimme käyttää välttämättömiä evästeitä ilman suostumusta, koska ne ovat tarpeen palvelun toiminnan kannalta. Muiden evästeiden käyttö perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen.

Käyttäjä voi antaa, muuttaa tai peruuttaa evästesuostumuksensa evästeasetuksissa. Emme tallenna evästevalintaa verkkosivustollemme, vaan suostumus tallentuu käyttäjän selaimelle. Evästevalinta on voimassa 12 kuukautta, ellei käyttäjä muuta valintaansa aiemmin. Käyttäjän voi olla tarpeen päivittää verkkosivu, jotta uudet asetukset tulevat voimaan.

Useimmat selaimet sallivat evästeiden hallinnan selaimen asetuksista. Käyttäjä voi selaimensa asetuksissa estää kaikki evästeet tai vain kolmansien osapuolten evästeet taikka valita, että selain ilmoittaa evästeiden käytöstä. Jos kaikki evästeet estetään, verkkopalvelumme voi lakata toimimasta kokonaan tai osittain.

Kolmansien osapuolten evästeet

Voimme käyttää verkkosivustolla kolmansien osapuolten evästeitä esimerkiksi analytiikan, markkinoinnin, sosiaalisen median palveluiden, chat-palvelun tai palautteen keräämisen yhteydessä. Kolmannen osapuolen evästeisiin sovelletaan kyseisen palveluntarjoajan tietosuoja- ja evästekäytäntöjä. Kolmannet osapuolet voivat käyttää tietoja myös omiin tarkoituksiinsa omien ehtojensa mukaisesti.

Muutokset evästeselosteeseen

Voimme ajoittain muuttaa tätä evästeselostetta esimerkiksi palveluiden, käytettävien teknologioiden tai lainsäädännön muuttuessa. Julkaisemme muutokset verkkosivustolla tai siinä yhteydessä, jossa evästeseloste asetetaan käyttäjien saataville.

Rekisterinpitäjä

YTK Työttömyyskassa
Teollisuuskatu 4
32200 Loimaa

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Puhelin: 02 760 7620
Osoite: Teollisuuskatu 4, PL 100, 32200 Loimaa
Sähköposti: tietosuoja(at)ytkkassa.fi

Rekisterin nimi ja selosteen soveltamisala

Rekisterin nimi on YTK Työttömyyskassan asiakaspuheluiden tallennusjärjestelmä. Rekisteri kattaa YTK Työttömyyskassaan soitetut asiakaspuhelut.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käytämme tietoja etuusasioiden käsittelyssä palvelutapahtuman tai etuusasian käsittelyn varmentamiseksi, oikeusturvan toteuttamiseksi sekä väärinkäytösten selvittämiseksi.

 Voimme käyttää tietoja myös asiakaspalveluhenkilöstömme koulutukseen ja palvelun laadun kehittämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja työttömyysturvalain ja työttömyyskassalain mukaisten lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi sekä muun meitä velvoittavan lainsäädännön perusteella. Käsittelyn oikeusperusteena on tällöin rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti.

 Siltä osin kuin käsittely liittyy meille kuuluvaan yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttöön, oikeusperusteena on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttö tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti.

Lisäksi meillä on toimintamme harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten toiminnan edelleen kehittäminen sekä mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen, jolloin käsittely voi perustua oikeutettuun etuun tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kodan f alakohdan mukaisesti.

Jos puhelutallenteissa käsittelemme erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, käsittely perustuu lisäksi soveltuvaan perusteeseen ja kansalliseen lainsäädäntöön tietosuoja-asetuksen (2016/679) 9 artiklan ja 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Jos käsittely koskee rikostuomioihin tai rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja, noudatamme käsittelyssä sovellettavaa kansallista lainsäädäntöä tietosuoja-asetuksen (2016/679) 10 artiklan mukaisesti.

Käsiteltävät henkilötiedot

Tallennamme saapuvat puhelut. Puheluihin voi tilanteen mukaan liittyä seuraavia tietoja:

• Soittoaika
• Puhelun kesto
• Puhelun hoitaneen käsittelijän tunnus
• Soittajan nimi
• Henkilötunnus
• Osoitetiedot
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Vahvan tunnistautumisen tiedot
• Asumistiedot
• Perhesuhdetiedot
• Verotustiedot
• Tulotiedot
• Ennakonpidätystiedot
• Etuuksien tiedot
• Virka-asema ja organisaatio

Saatamme puheluissa käsitellä myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja:

• Terveystiedot
• Tieto ammattiliiton jäsenyydestä
• Rikostuomioihin liittyvät tiedot

Henkilötietojen lähteet

Saapuvat puhelut tallentuvat automaattisesti. Tallenteet voivat sisältää asiakkaan, ulkoisen sidosryhmän edustajan, kuten viranomaisen edustajan, tai taustatukipuheluissa palveluneuvojan, ilmoittamia tietoja. Lisäksi järjestelmä tallentaa puheluihin liittyviä teknisiä tietoja.

Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Määritämme henkilökunnan oikeuden käsitellä jäsenten henkilötietoja työtehtäväkuvan mukaisella käyttövaltuutuksella.

Emme tee säännönmukaisia luovutuksia. Voimme kuitenkin jakaa jäsenen henkilötietoja viranomaisille. Jakaminen perustuu lakiin tai tietosuojaa koskeviin velvoitteisiin. Saatamme jakaa henkilötietojasi myös tuomioistuimen tai vastaavan määräyksestä.

Valtuuttamamme ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat käsitellä rajoitetusti henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun puhelupalvelun teknisen toteuttamisen, ylläpidon, tietoturvan ja palvelun toimivuuden varmistamisen yhteydessä. Palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä eivätkä käsittele tietoja omiin tarkoituksiinsa. Teemme henkilötietojen käsittelystä osapuolia sitovan sopimuksen, jossa huomioimme tietosuojaa, tietoturvaa ja salassapitovelvollisuutta koskevat vaatimukset. Tiedon omistus ei siirry palveluntarjoajalle eikä palveluntarjoajalla ole oikeutta käyttää tietoja toimeksiantoa laajemmin.

Henkilötietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Emme luovuta tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos tietoja olisi tarpeen siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, toteutamme siirron vain tietosuoja-asetuksen mukaisin perustein ja asianmukaisin suojatoimin.

Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme puhelutallenteita pääsääntöisesti kolmen (3) vuoden ajan sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen. Voimme kuitenkin säilyttää tietoja erityisestä syystä pidempään, kuten valituksen ollessa vireillä. Voimme säilyttää anonymisoitua tietoa puhelujen määristä ja kestoista pidempään palvelun laadun kehittämiseksi ja tilastoimiseksi.

Henkilötietojen suojaaminen

Huomioimme tietoturvan ja henkilötietojen suojauksen suunnitelmallisesti kaikessa tiedon käytössä ja käsittelyssä. Käsittelemme kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rajaamme pääsyn rekisteriin vain rekisterinpitäjän valtuuttamille henkilöille. Rajaamme pääsyn tietoihin, ohjelmiin ja järjestelmiin vain työttömyyskassan tehtäviä hoitaville henkilöille teknisin keinoin (käyttäjätunnukset, salasanat). Sallimme pääsyn tiloihin, joissa käsitellään tai arkistoidaan luottamuksellisia tietoja, vain henkilöille, joiden on päästävä tiloihin työtehtäviensä hoitamisen vuoksi. Tällaisten tilojen ulko-ovet ovat valvontajärjestelmän piirissä. Toteutamme työntekijöiden valvonnan kulunvalvontajärjestelmän avulla. Rekisterinkäyttäjät ovat salassapitosopimuksen alaisia eivätkä näin ollen saa luovuttaa käsittelemäänsä tietoa eteenpäin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltuminen riippuu siitä, mihin käsittelyperusteeseen henkilötietojen käsittely kussakin tilanteessa perustuu. Kaikkia oikeuksia ei siten voida käyttää kaikissa tilanteissa, esimerkiksi silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseemme tai julkisen vallan käyttöön.

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Rekisteröidyllä on oikeus saada selkeää ja ymmärrettävää tietoa siitä, miten ja miksi hänen henkilötietojaan käsitellään. Tätä tarkoitusta varten annamme tietoa muun muassa tässä tietosuojaselosteessa.

Oikeus saada pääsy omiin tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö häntä koskevia henkilötietoja. Jos henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin sekä saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten, epätarkkojen tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista tai täydentämistä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä voi olla oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista silloin, kun käsittelylle ei ole enää perustetta tai kun poistamisen edellytykset muutoin täyttyvät. Oikeutta ei kuitenkaan yleensä voida toteuttaa siltä osin kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi, oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka muun lainsäädännössä säädetyn perusteen vuoksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden tai käsittelyn lainmukaisuuden.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä voi olla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen, julkisen vallan käyttöön tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Arvioimme vastustamisoikeuden soveltumisen tapauskohtaisesti.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä voi olla oikeus saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus olla joutumatta yksinomaan automaattiseen päätöksentekoon perustuvan päätöksen kohteeksi

Rekisteröidyllä on soveltuvissa tilanteissa oikeus olla joutumatta sellaisen yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi, jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi, ellei tällainen päätöksenteko ole lainsäädännön perusteella sallittua.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Pyynnöt

Jokainen YTK:n jäsen voi tarkistaa omat tietonsa YTK:n sähköisessä asioinnissa OmaYTK:ssa. OmaYTK:ssa jäsen voi lisäksi päivittää yhteystietojaan sekä lähettää meille viestin suojatusti. Jos tarkastuspyyntö koskee muita kuin OmaYTK:ssa suoraan näkyviä henkilötietoja, pyynnön voi tehdä lähettämällä viestin OmaYTK-palvelussa. Lähetämme pyynnön perusteella tarvittaessa lisäohjeet.

Pyynnöissä tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, mitä tietoja ja miltä ajalta henkilö haluaa tietoja tarkistaa/oikaista/rajoittaa/poistaa. Pyyntöjen tekeminen on pääsääntöisesti maksutonta.

Pyyntöjen yhteydessä varmistamme rekisteröidyn henkilöllisyyden. Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Voimme tarvittaessa jatkaa määräaikaa tietosuoja-asetuksessa säädetyin edellytyksin.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Asiakaspuheluiden tallennusjärjestelmään ei liity automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Tietosuojaselosteen muutokset

Seuraamme jatkuvasti lainsäädännön kehittymistä sekä siihen liittyvien käytäntöjen ja tulkintojen muutoksia suhteessa omaan toimintaamme. Tarvittaessa päivitämme tätä tietosuojaselostetta. Muutokset julkaistaan tällä sivulla.

Rekisterinpitäjä

YTK Työttömyyskassa
Teollisuuskatu 4
32200 Loimaa

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Puhelin: 02 760 7620
Osoite: Teollisuuskatu 4/PL 100, 32200 Loimaa
Sähköposti: tietosuoja(at)ytkkassa.fi

Rekisterin nimi ja selosteen soveltamisala

Rekisterin nimi on YTK Työttömyyskassan rekrytoinnin henkilörekisteri.

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys YTK:hon työnhakijana.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä siltä osin kuin käsittely on tarpeen työhakemuksen vastaanottamiseksi, rekrytointiprosessin toteuttamiseksi, hakijan arvioimiseksi ja mahdollisen työsopimuksen valmistelemiseksi.

Käsittelemme henkilötietoja työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi sekä työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi rekrytointiprosessiin liittyen. Jos työnhakija ei halua luovuttaa tietojaan, emme välttämättä voi ottaa häntä huomioon rekrytointiprosessissa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a, b, c ja f alakohtaan (suostumus, sopimus, lakisääteinen velvoite, oikeutettu etu).

Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla YTK:n ja työnhakijan välisessä asiallisessa yhteydessä.

Käsittelemme tietoja suostumuksen perusteella, jos keräämme tietoja muista kuin hakijan itse antamista lähteistä.

Käsittelemme henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen perusteella siltä osin kuin rekrytointiprosessiin sovellettava lainsäädäntö edellyttää tai oikeuttaa tietojen käsittelyn, esimerkiksi henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin, testauksiin sekä työnhakijoiden yhdenvertaiseen kohteluun liittyen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

• Sukunimi ja etunimet
• Puhelinnumero
• Kotiosoite ja postinumero
• Sähköpostiosoite
• Syntymäaika
• Koulutus
• Työkokemus
• Erityisosaaminen
• Muut hakemuksissa, ansioluetteloissa ja haastatteluissa annetut tiedot
• Hakijan tekemät rekrytointivideot itsestään

Henkilötietojen lähteet

Keräämme tiedot pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.

Rekisteröidyn suostumuksella voimme kerätä henkilötietoja myös muista lähteistä, kuten soveltuvuusarvioinnin toteuttavalta palveluntarjoajalta.

Voimme kerätä henkilötietoja myös rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta.

Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Emme luovuta tietoja kolmansille osapuolille, jollei siihen ole rekisteröidyn suostumusta.

Henkilötietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen sisällä.

Jos siirrämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, toteutamme siirrot tietosuojalainsäädännön mukaisesti käyttäen asianmukaisia suojatoimia.

Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin käsittelyn oikeusperuste on voimassa.

Henkilötietojen suojaaminen

Keräämme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ja tarpeellisia käsittelytarkoituksen kannalta. Emme kerää emmekä säilytä tietoja suurempia määriä tai kauemmin kuin on tarpeellista mainittuun tarkoitukseen.

Tietovälineiden, joilla henkilötietoja käsitellään, turvallinen huolto ja hävittäminen takaavat sen, etteivät henkilötiedot päädy luvattomasti kolmansille osapuolille. IT-laitteet ja tietoverkko on fyysisesti suojattu, ja ne sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa. Tietoverkko on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä.

Pääsy rekisteriin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä. Tietoihin, ohjelmiin ja järjestelmiin pääsy on rajattu vain rekrytointeja hoitaville henkilöille teknisin keinoin, kuten käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Säilytämme manuaalisen aineiston valvotuissa tiloissa ja lukittavissa kaapeissa siten, että sivullisilla ei ole niihin pääsyä. Sallimme pääsyn tiloihin, joissa käsitellään tai arkistoidaan luottamuksellisia tietoja, vain henkilöille, joiden on päästävä tiloihin työtehtäviensä hoitamisen vuoksi. Tällaisten tilojen ulko-ovet ovat valvontajärjestelmän piirissä. Työntekijöiden valvonta tapahtuu kulunvalvontajärjestelmän avulla. Rekisterinkäyttäjät ovat salassapitosopimuksen alaisia, eivätkä saa luovuttaa käsittelemäänsä tietoa eteenpäin.

Koulutamme säännöllisesti henkilökuntaamme henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn toteuttamiseksi ja huolehdimme siitä, että henkilötietoja käsittelevät henkilöt tietävät ja noudattavat vaitiolovelvollisuutta, suojaamisvelvoitetta ja muita tietosuojalainsäädännön säännöksiä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltuminen riippuu siitä, mihin käsittelyperusteeseen henkilötietojen käsittely kussakin tilanteessa perustuu. Kaikkia oikeuksia ei siten voida käyttää kaikissa tilanteissa, esimerkiksi silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseemme tai julkisen vallan käyttöön.

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Rekisteröidyllä on oikeus saada selkeää ja ymmärrettävää tietoa siitä, miten ja miksi hänen henkilötietojaan käsitellään. Tätä tarkoitusta varten annamme tietoa muun muassa tässä tietosuojaselosteessa.

Oikeus saada pääsy omiin tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö häntä koskevia henkilötietoja. Jos henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin sekä saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten, epätarkkojen tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista tai täydentämistä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä voi olla oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista silloin, kun käsittelylle ei ole enää perustetta tai kun poistamisen edellytykset muutoin täyttyvät. Oikeutta ei kuitenkaan yleensä voida toteuttaa siltä osin kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi, oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka muun lainsäädännössä säädetyn perusteen vuoksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden tai käsittelyn lainmukaisuuden.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä voi olla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen, julkisen vallan käyttöön tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Arvioimme vastustamisoikeuden soveltumisen tapauskohtaisesti.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä voi olla oikeus saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus olla joutumatta yksinomaan automaattiseen päätöksentekoon perustuvan päätöksen kohteeksi

Rekisteröidyllä on soveltuvissa tilanteissa oikeus olla joutumatta sellaisen yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi, jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi, ellei tällainen päätöksenteko ole lainsäädännön perusteella sallittua.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Pyynnöt

Pyynnöissä tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, mitä tietoja ja miltä ajalta henkilö haluaa tietoja tarkistaa/oikaista/rajoittaa/poistaa. Pyyntöjen tekeminen on pääsääntöisesti maksutonta.

Pyyntöjen yhteydessä varmistamme rekisteröidyn henkilöllisyyden. Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Voimme tarvittaessa jatkaa määräaikaa tietosuoja-asetuksessa säädetyin edellytyksin.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee rekrytoinnissa rekisteröityä koskevia automaattisia päätöksiä tai profilointeja.

Tietosuojaselosteen muutokset

Seuraamme jatkuvasti lainsäädännön kehittymistä sekä siihen liittyvien käytäntöjen ja tulkintojen muutoksia suhteessa omaan toimintaamme. Tarvittaessa päivitämme tätä tietosuojaselostetta. Muutokset julkaistaan tällä sivulla.

Rekisterinpitäjä

YTK Työttömyyskassa
Teollisuuskatu 4
32200 Loimaa

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Puhelin: 02 760 7620
Osoite: Teollisuuskatu 4, PL 100, 32200 Loimaa
Sähköposti: tietosuoja(at)ytkkassa.fi

Rekisterin nimi ja selosteen soveltamisala

Rekisterin nimi on YTK Työttömyyskassan viestinnän rekisteri. Selosteessa kuvataan viestintään ja markkinointiin liittyvien henkilötietojen tietosuojaa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käytämme viestinnän rekisterin henkilötietoja

• Tiedotteiden ja uutiskirjeiden lähettämiseen
• Kyselyjen tekemiseen
• Tapahtumakutsujen lähettämiseen
• Tapahtumien järjestämiseen
• Arvontojen järjestämiseen ja palkintojen lähettämiseen kyselyjen arvonnassa voittaneille
• Jäsenpoolin keräämiseen viestinnän haastattelujen tarpeisiin
• Median ja sidosryhmien edustajien tavoittamiseen
• Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
• Viestien kohdentamiseen
• Sosiaalisen median viestintään, kampanjoihin, kommentteihin/vuorovaikutukseen sekä yhteydenottoihin vastaamiseen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on työttömyyskassan lakisääteinen tehtävä, henkilön suostumus tai oikeutettu etu.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

• Nimi
• Osoite
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Median tai sidosryhmien edustajan organisaation nimi ja asema organisaatiossa
• Sosiaalisessa mediassa käyttäjänimi, profiilin julkiset tiedot, kommentit, yksityisviestit, reaktiot, kilpailu-/kampanjaosallistumiset sekä mahdolliset kuvat tai videot

Henkilötietojen lähteet

Keräämme median ja sidosryhmien edustajien henkilötietoja julkisista lähteistä.

Viestintärekisterissä käytettäviä tietoja saadaan jäsenrekisteristä.

Yksityiset henkilöt ilmoittavat itse halukkuutensa osallistua tai vastaanottaa tiedotteita, uutiskirjeitä, tapahtumakutsuja ja kyselyjä.

Asiakaskyselyyn vastaavat henkilöt ilmoittautuvat itse palkintojen arvontaan täyttämällä kyselyn yhteystietolomakkeen.

Jäsenpooliin henkilöt ilmoittautuvat itse (jäsenpooli on vapaaehtoisista koostuva ryhmä, jonka jäseniä voidaan käyttää haastatteluissa tai muussa vastaavassa tarkoituksessa).

Tietoja voidaan lisäksi saada henkilön omasta toiminnasta sosiaalisen median kanavissa sekä julkisista profiilitiedoista.

Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain rajatuissa tapauksissa, kuten haastattelututkimuksen tekemistä tai palkintojen lunastamista varten tai median edustajalle. Kaikissa mainituissa tapauksissa henkilötietojen luovutuksen edellytyksenä on kyseisen henkilön suostumus.

Henkilötietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tällöin noudatamme tietojen siirrossa henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Sosiaalisen median alustat voivat olla itsenäisiä rekisterinpitäjiä tai käsittelijöitä, ja tietoja voi siirtyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle alustojen omien ehtojen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme uutiskirjeiden ja tiedotteiden vastaanottajien tietoja niin kauan kuin suostumus niiden vastaanottamiseen on voimassa ja kohtuullisen ajan sen jälkeen.

Säilytämme tapahtumaan kutsuttujen ja osallistujien tietoja kaksi vuotta.

Säilytämme median ja sidosryhmien edustajien yhteystietoja niin kauan kuin ne ovat käsittelyn kannalta tarpeellisia ja ajantasaisia.

Säilytämme palkintojen arvontaan osallistuvien tietoja siihen asti, kun olemme lähettäneet palkinnot arvonnan voittajille. Voimme säilyttää tietoja kauemmin esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön edellyttämissä tilanteissa.

Säilytämme sosiaalisen median yksityisviestejä, kommentteja, kampanjaosallistumisia tai julkaisuihin liittyviä henkilötietoja niin kauan kuin ne ovat käsittelyn kannalta tarpeellisia.

Henkilötietojen suojaaminen
Keräämme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ja tarpeellisia käsittelytarkoituksen kannalta. Emme kerää emmekä säilytä tietoja suurempia määriä emmekä kauemmin kuin on tarpeellista kyseiseen tarkoitukseen.

Huollamme ja hävitämme henkilötietojen käsittelyyn käytettävät tietovälineet turvallisesti, jotta henkilötietoja ei päädy luvattomasti kolmansille osapuolille. Suojaamme IT-laitteet ja verkot fyysisesti, ja ne sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa. Suojaamme tietoverkon palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä.

Annamme pääsyn rekisteriin vain rekisterinpitäjän valtuuttamille henkilöille. Rajaamme pääsyn tietoihin, ohjelmiin ja järjestelmiin vain työttömyyskassan tehtäviä hoitaville henkilöille teknisin keinoin (käyttäjätunnukset, salasanat). Sallimme pääsyn tiloihin, joissa käsitellään tai arkistoidaan luottamuksellisia tietoja, vain henkilöille, joiden on päästävä tiloihin työtehtäviensä hoitamisen vuoksi. Tällaisten tilojen ulko-ovet ovat valvontajärjestelmän piirissä. Työntekijöiden valvonta tapahtuu kulunvalvontajärjestelmän avulla. Rekisterinkäyttäjät ovat salassapitosopimuksen alaisia eivätkä he saa luovuttaa käsittelemäänsä tietoa eteenpäin

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltuminen riippuu siitä, mihin käsittelyperusteeseen henkilötietojen käsittely kussakin tilanteessa perustuu. Kaikkia oikeuksia ei siten voida käyttää kaikissa tilanteissa, esimerkiksi silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseemme tai julkisen vallan käyttöön.

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Rekisteröidyllä on oikeus saada selkeää ja ymmärrettävää tietoa siitä, miten ja miksi hänen henkilötietojaan käsitellään. Tätä tarkoitusta varten annamme tietoa muun muassa tässä tietosuojaselosteessa.

Oikeus saada pääsy omiin tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö häntä koskevia henkilötietoja. Jos henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin sekä saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten, epätarkkojen tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista tai täydentämistä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä voi olla oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista silloin, kun käsittelylle ei ole enää perustetta tai kun poistamisen edellytykset muutoin täyttyvät. Oikeutta ei kuitenkaan yleensä voida toteuttaa siltä osin kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi, oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka muun lainsäädännössä säädetyn perusteen vuoksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden tai käsittelyn lainmukaisuuden.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä voi olla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen, julkisen vallan käyttöön tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Arvioimme vastustamisoikeuden soveltumisen tapauskohtaisesti.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä voi olla oikeus saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus olla joutumatta yksinomaan automaattiseen päätöksentekoon perustuvan päätöksen kohteeksi

Rekisteröidyllä on soveltuvissa tilanteissa oikeus olla joutumatta sellaisen yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi, jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi, ellei tällainen päätöksenteko ole lainsäädännön perusteella sallittua.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Pyynnöt

Pyynnöissä tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, mitä tietoja ja miltä ajalta henkilö haluaa tietoja tarkistaa/oikaista/rajoittaa/poistaa. Pyyntöjen tekeminen on pääsääntöisesti maksutonta.

Pyyntöjen yhteydessä varmistamme rekisteröidyn henkilöllisyyden. Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Voimme tarvittaessa jatkaa määräaikaa tietosuoja-asetuksessa säädetyin edellytyksin.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Viestinnän rekisterissä ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Tietosuojaselosteen muutokset

Seuraamme jatkuvasti lainsäädännön kehittymistä sekä siihen liittyvien käytäntöjen ja tulkintojen muutoksia suhteessa omaan toimintaamme. Tarvittaessa päivitämme tätä tietosuojaselostetta. Muutokset julkaistaan tällä sivulla.

Rekisterinpitäjä

YTK Työttömyyskassa
Teollisuuskatu 4
32200 Loimaa

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Puhelin: 02 760 7620
Osoite: Teollisuuskatu 4, PL 100, 32200 Loimaa
Sähköposti: tietosuoja(at)ytkkassa.fi

Rekisterin nimi ja selosteen soveltamisala

Tässä selosteessa kuvataan pääasiallisesti YTK Työttömyyskassan jäsen- ja maksatusrekisterin tietosuojaa.

Pääsääntöisesti käsittelemme vain jäsentemme henkilötietoja.

Tämän lisäksi käsittelemme tietoja henkilöistä, jotka ovat olleet jäseniä, pyrkineet jäseneksi, muuten ottaneet meihin yhteyttä tai käyneet verkkosivuillamme. Lisäksi voimme kerätä tietoja henkilöistä, joilla on jäsenyyssuhteeseen liittyvä osallisuus, velvoite tai muu yhteys.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Ansioturva

Käsittelemme henkilötietoja työttömyysturvalainsäädännön mukaisten etuuksien, ansiopäivärahan, liikkuvuusavustuksen sekä muutosturvarahan käsittelemiseksi, ratkaisemiseksi, maksamiseksi ja takaisinperimiseksi sekä muutoksenhakuasioiden hoitamiseksi.

Asiakaspalvelu ja asiointi sähköisessä palvelussa

Käsittelemme henkilötietoja asiakkaan tunnistamiseksi, sähköisen asioinnin mahdollistamiseksi sekä YTK:n ja asiakkaan välisen yhteydenpidon hoitamiseksi.

Tarvitsemme henkilötietoja esimerkiksi viestien, kysymysten, vastausten ja muutospyyntöjen käsittelemiseen sekä päätösten, kuulemisten ja muiden asiointiin liittyvien ilmoitusten tiedoksiantoon. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja asiakkaan yhteystietojen ja asiointiin liittyvien valintojen ylläpitämiseksi.

Asiakasyhteydenottojen, palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen käsittely sekä palveluiden kehittäminen

Käsittelemme henkilötietoja asiakaspalautteiden käsittelemiseksi, asiakaskokemuksen mittaamiseksi, palvelujen kehittämiseksi ja toiminnan laadun arvioimiseksi. Seuraamme asiakaskokemusta palautekyselyillä. Keräämme rekisteriin henkilön jäsennumeron, jos lähetämme palautekyselyn OmaYTK-asioinnin perusteella. Keräämme henkilön puhelinnumeron, jos lähetämme palautekyselyn asiakaspalveluun tehdyn soiton perusteella. Lisäksi säilytämme kyselyn avoimeen kenttään kirjoitetun vapaamuotoisen vastauksen. Voimme yhdistää vastaajan ja vastauksen.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja virallisten kanteluiden ja selvityspyyntöjen käsittelemiseksi.

Jäsenyys

Käsittelemme henkilötietoja työttömyyskassan jäsenyysasioiden hoitamiseksi jäsenyyden aikana ja jäsenyyden päättymisen jälkeen. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen tehtävämme hoitamiseksi.

Puhelut ja puhelutallenteet

Voimme tallentaa puheluita palvelun laadun kehittämiseksi, henkilöstön kouluttamiseksi, oikeusturvan toteuttamiseksi, väärinkäytösten selvittämiseksi sekä asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi.

Tunnistamme soittajan puhelinnumeron perusteella, kun kysymys on YTK:n jäsenestä. Merkitsemme rekisteriin jäsenten puheluista soittoajan, puhelun keston sekä puhelun hoitaneen käsittelijän tunnuksen. Taltioimme asiakaspalveluun tulleet puhelut osapuolten asiointiin liittyvien oikeuksien turvaamiseksi. Näitä taltioita voimme käyttää myös asiakaspalvelun laadun kehittämiseksi. Taltiointi tapahtuu tietoturvallisesti, emmekä käytä tallenteita muihin tarkoituksiin emmekä luovuta niitä ulkopuolisille. Voimme kuitenkin jakaa jäsenen henkilötietoja viranomaisille. Silloin jakaminen perustuu lakiin tai tietosuojaa koskeviin velvoitteisiin. Saatamme jakaa henkilötietojasi myös tuomioistuimen tai vastaavan määräyksestä.

Tietosuojaseloste asiakaspuheluiden tallennuksesta

Tutkimus ja tilastointi

Voimme käsitellä henkilötietoja toiminnan tilastointiin, arviointiin ja kehittämiseen sekä erikseen määriteltyihin tutkimustarkoituksiin silloin, kun käsittelylle on soveltuvan lainsäädännön mukainen peruste.

Arvioimme kunkin tutkimustarkoituksen yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn oikeusperusteen, tietojen mahdolliset vastaanottajat, säilytysajat ja tarvittavat suojatoimet. Käytämme tutkimuksessa mahdollisuuksien mukaan anonyymejä tai pseudonymisoituja tietoja ja rajaamme henkilötietojen käsittelyn tutkimustarkoituksen kannalta tarpeelliseen.

Jos luovutamme henkilötietoja ulkopuoliselle tutkimuksen toteuttajalle, määrittelemme osapuolten tietosuojaroolit, luovutuksen tai käsittelyn oikeusperusteen sekä asianmukaiset tietosuojajärjestelyt ennen käsittelyä.

Työllisyyspalvelut

Käsittelemme henkilötietoja myös työttömyyskassalain (248/1984) 1 § 2 momentin mukaisia työllisyyttä tukevia palveluita tarjotessamme.

Käsittelemme henkilötietoja työnhaun tukemiseksi, valmennusten järjestämiseksi, tapahtumien toteuttamiseksi sekä muiden työllistymistä edistävien palvelujen tarjoamiseksi.

Voimme käsitellä henkilötietoja myös asiakkaalle soveltuvien työmahdollisuuksien, koulutusten, valmennusten ja muiden palvelujen tunnistamiseksi ja suosittelemiseksi.

Voimme hyödyntää analytiikkaa ja tekoälyratkaisuja työpaikkaehdotusten, palvelusuositusten ja muun työllistymistä tukevan sisällön kohdentamiseksi asiakkaan osaamisen, työhistorian, koulutuksen, työnhakuprofiilin, kiinnostuksen kohteiden, työnhakukriteerien, alueellisen sijainnin sekä palveluiden käytön perusteella. Työllisyyttä tukevien palveluiden kohdentamisessa käytettävä profilointi tai tekoäly ei yksinään tee rekisteröityä koskevia päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia vaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia rekisteröityyn.

Valvonta, väärinkäytösten ehkäisy, riskienhallinta ja toiminnan kehittäminen

Käsittelemme henkilötietoja toiminnan laadun, lainmukaisuuden, tietoturvan ja tehokkuuden varmistamiseksi sekä väärinkäytösten ehkäisemiseksi, havaitsemiseksi ja selvittämiseksi.

Voimme toteuttaa käsittelyä sisäisessä valvonnassa, laadunvarmistuksessa, päätösten oikeellisuuden arvioinnissa, päätösten laadun arvioinnissa, takaisinperintöjen analysoinnissa, tietoturvan valvonnassa, raportoinnissa ja tilastoinnissa, palveluiden kehittämisessä sekä palveluiden vaikuttavuuden arvioinnissa.

Verkkopalvelut, evästeet ja analytiikka

Käsittelemme henkilötietoja verkkopalveluiden toiminnan mahdollistamiseksi, tietoturvan varmistamiseksi, analytiikan toteuttamiseksi sekä palveluiden kehittämiseksi. Käytämme verkkopalveluissamme evästeitä ja muita vastaavia teknologioita palveluiden toiminnan, tietoturvan, käyttökokemuksen, analytiikan sekä viestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseksi.

Välttämättömät evästeet ovat tarpeen verkkopalvelun toiminnan kannalta. Muiden evästeiden käyttö perustuu käyttäjän suostumukseen, jonka käyttäjä voi antaa, muuttaa tai peruuttaa evästeasetuksissa.

Tarkemmat tiedot evästeistä, evästekategorioista, kolmansista osapuolista ja evästeiden hallinnasta annamme erillisessä evästeselosteessa.

Viestintä, markkinointi ja sidosryhmäviestintä

Käsittelemme henkilötietoja jäsenviestinnän, tiedotteiden, uutiskirjeiden, tapahtumaviestinnän, kyselyiden sekä markkinoinnin ja muun viestinnän toteuttamiseksi. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja analysointia ja tilastointia varten markkinoinnin ja viestinnän kehittämiseksi.

Käsittelemme henkilötietoja yhteistyösuhteiden ylläpitämiseksi, tapahtumien järjestämiseksi, sidosryhmäviestinnän toteuttamiseksi sekä yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen hoitamiseksi.

Viestinnän tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

• Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 c) kohta) (Ansioturvan maksaminen, asiakaspalvelu, asiointi sähköisessä palvelussa, jäsenyys, puhelutallenteet, valvonta, väärinkäytökset, verkkopalveluiden toiminta)
• Oikeutettu etu ) (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 f) kohta) (asiakasyhteydenottojen, palautteiden käsittely, toiminnan kehittäminen, tilastoaineiston muodostaminen ja käsittely, toiminnan edelleen kehittäminen sekä mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen, viestinnän kohdentaminen, markkinointi ja sidosryhmäviestintä, verkkosivujen toiminta)
• Velvoittava lainsäädäntö (esimerkiksi kirjanpitolain säilytysvelvollisuus, tietoturvallisuus)
• Antamasi suostumus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 a) kohta), (työllisyyspalvelut, evästeet)
• Sopimus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 b) kohta) (Työllisyyspalvelut, sopimuksen täyttäminen)
• Yleisen edun mukaisen tehtävän suorittaminen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 3 kohta), julkisuuslain 28§,  tieteellinen tutkimus ja tilastointi silloin, kun käsittely on tarpeellista ja oikeasuhtaista tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden.

Keskeinen lainsäädäntö

• Työttömyysturvalaki
• Laki työttömyyskassoista
• Tulotietojärjestelmästä annettu laki
• Hallintolaki
• Julkisuuslaki
• Yleinen tietosuoja-asetus
• Tietosuojalaki
• Muu soveltuva sosiaaliturvaa koskeva lainsäädäntö

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Sukunimi, etunimet
• Henkilötunnus
• Asiointikieli
• Postitusosoite, postinumero
• Kotikunta
• Maan tunnus
• Puhelinnumerot
• Sähköpostiosoite
• Jäsentiedot
• Jäsentyyppi
• Kassasta eropäivä, eron syy
• Tilinumero
• Tietojen avauspäivä
• Tietojen viimeinen päivityspäivä
• Sukupuoli
• Edellinen henkilötunnus
• Liittymispäivä
• Edellinen työttömyyskassa
• Eropäivä, eroamissyy ja erovaltuutus
• Jäsenen ammattikoodi ja ammattinimike, päivittyvät automaattisesti työvoimapoliittisen lausunnon perusteella
• Koulutuskoodi
• Luovutus- tai turvakielto
• Työ- tai virkasuhde, ammattiasema, koulutus ja toimiala
• Työnantaja
• Työaika
• Palkka
• Sosiaaliturvamaksujen perintä palkasta
• Omistusosuudet työnantajayrityksessä
• Sivutoiminen yrittäjyys
• Erovaltuutus
• Ulkomailta paluu
• Loki- ja kirjautumistiedot

Käsittelemme ja ylläpidämme maksatuksen ohjaustietoja:

• Päivärahan hakijan päivärahan perusteena oleva palkka ja sovittelujakson pituus
• Jäsenen saamat palkkatulot, sovittelujakso ja sosiaalietuudet, jotka vaikuttavat maksettavan etuuden määrään
• Jäsenen lapsitiedot ajalta ennen 1.4.2024.
• Perinnät maksamistamme etuuksista (ulosottoperinnät, Kelan perinnät)
• Jäsenelle maksamistamme etuuksista keräämme kumulatiivisia tietoja
• Maksetut etuuspäivät
• Jäsenelle maksetut etuudet ja hänelle annetut päätökset
• Jäsenille lähettämämme kirjeet
• Hakijan ilmoittamat työt
• Tiedot henkilöistä, joilta perimme tai olemme perineet maksettua etuutta takaisin
• Tiedot takaisinperittävästä etuudesta
• Muutoksenhakuun liittyvät tiedot
• Jäsenen laskutus- ja suoritustiedot
• Jäsentä koskevat jäsenen itsensä toimittamat taikka hänen työnantajansa, viranomaisen tai muun ulkopuolisen tahon toimittamat asiakirjat
• Verotiedot (Verottaja välittää meille vuosittain ennakonpidätystiedot jäsenistä. Jäsenet voivat myös itse toimittaa verokortin. Näitä ennakonpidätystietoja ylläpidämme rekisterissä.)
• Päivärahan hakijan työsuhteet
• Päivärahan hakijalle annetut työvoimapoliittiset lausunnot
• Kansaneläkelaitoksen meille välittämät tiedot
• Jäsenen työllisyysalueen nimi
• Vapaakenttä lisätiedoille
• Tieto siitä, onko jäsen valtuuttanut toisen henkilön hoitamaan asiaansa
• Lupa tekstiviesti- ja internetpalvelujen käyttöön

Etuuksien maksamisen yhteydessä käsittelemme välttämättömiä tietoja henkilön:

• Terveydentilasta
• Tietoa aikaisemmasta tai tulevasta työttömyyskassasta
• Voimme saada tiedon myös ammattiliittoon kuulumisesta
• Etuuksien väärinkäytön yhteydessä käsittelemme välttämättömiä tietoja rikoksen selvittämisestä sekä tuomioistuinkäsittelystä ja mahdollisista rikostuomioista

Käsittelemme muita asiakkuuteen liittyviä tietoja:

• Asiakaspalautteet
• Tapahtuma- ja osallistumistiedot
• Palvelumieltymykset
• Työpaikkaehdotuksiin ja palvelusuosituksiin liittyvät tiedot
• Loki- ja käyttöoikeustiedot
• Tietoturvatiedot
• Analytiikka- ja raportointitiedot
• Verkkopalveluiden käyttöä kuvaavat tiedot

Työllistymistä tukevien palvelujen yhteydessä käsittelemme seuraavia tietoja:

• Työkokemus ja ammatti
• Koulutustausta ja pätevyydet
• Työelämätaitojen tiedot
• Rekisteröidyn itsensä antamat kuvailutiedot
• Palvelujen kirjautumistiedot
• Tapahtuma- ja osallistumistiedot webinaareihin ja muihin tilaisuuksiin
• Työnhakuprofiilia koskevat tiedot
• Osaamis- ja koulutustiedot
• Työnhakukriteerit
• Työpaikkaehdotuksiin liittyvät tiedot

Henkilötietojen lähteet

Saamme henkilötietoja jäsenen toimittamasta jäsen- ja etuushakemuksesta tai jäsenen muutoin meille toimittamasta aineistosta. Lisäksi saamme tietoja työllisyyttä tukevien palvelujen käyttämisen yhteydessä jäsenen antamista tiedoista.

Työttömyysturvalain (1290/2002) 13 luvun 1 §:n perusteella tietoja:

• Valtion ja kunnan viranomaiselta sekä muulta julkisoikeudelliselta yhteisöltä
• Eläketurvakeskukselta, eläke- ja vakuutuslaitokselta sekä eläkesäätiöltä
• Työnantajalta, toimeksiantajalta tai muulta työn teettäjältä, työttömyyskassalta, työpaikkakassalta sekä julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetussa laissa tarkoitetulta koulutuspalvelujen tuottajalta ja muulta oppilaitokselta sekä muulta työllistymistä edistävän palvelun järjestäjältä
• Työllisyysrahastolta

Rangaistuslaitokselta saamme tiedot rangaistuksen alkamisesta ja päättymisestä. Rangaistuslaitos antaa tiedot välittömästi, kun henkilö otetaan rangaistuslaitokseen.

Meillä on myös oikeus saada Verohallinnolta salassapitosäännösten ja muiden tietojen saantia koskevien rajoitusten estämättä maksutta työttömyysetuuksien väärinkäytösten selvittämiseksi tarpeelliset tiedot työttömyysetuuksien saajien tuloista.

Etuusasian käsittelemiseksi sekä valvontaa varten saamme palkkatietoja kansallisesta tulorekisteristä.

Saamme tietoja myös suoraan viranomaisilta:

• Verottaja toimittaa meille vuosittain kassan jäsenten ennakonpidätystiedot
• Kansaneläkelaitos toimittaa meille etuudenhakijoita koskevat Kelan maksamia etuuksia koskevat tiedot niiltä osin kuin etuudella on vaikutusta päivärahan maksamiseen, esimerkiksi sairauspäiväraha, kotihoidon tuki, luovutuspäiväraha ja perhe-etuudet
• Väestörekisterikeskus toimittaa meille jäsenten osoite- ja lapsitiedot sekä jäsenten kuolemaa koskevat tiedot
• Työvoimaviranomainen toimittaa meille jäseniä koskevat työvoimapoliittiset lausunnot ja muita maksamiseen ja muutoksenhakuun liittyviä tietoja

Jäsenen antaman suostumuksen perusteella voimme käsitellä ja vastaanottaa jäsenyys- ja yhteystietoja YTK Työttömyyskassan ja YTK Työelämän kesken sekä myös YTK Työttömyyskassan ja muiden työttömyyskassojen kesken.

Ylläpidämme tietojen laatua päivittämällä henkilötietoja viranomaisten tietopalvelujen avulla.

Lisäksi voimme saada henkilötietoja YTK:n asiointijärjestelmistä, loki- ja tietoturvajärjestelmistä sekä muista lainsäädännön sallimista tietolähteistä.

Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Henkilökuntamme oikeus käsitellä jäsenten henkilötietoja määräytyy työtehtäväkuvan mukaisella käyttövaltuutuksella.

Voimme lisäksi jakaa tietoja viranomaisille lain perusteella. Teemme tietojen luovutuksia esimerkiksi:

• Työvoimaviranomaiselle
• Eläketurvakeskukselle
• Verohallinnolle
• Työllisyysrahastolle
• Kansaneläkelaitokselle
• Työ- ja elinkeinoministeriölle 
• Finanssivalvonnalle
• Sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakunnalle ja vakuutusoikeudelle
• Poliisille ja tuomioistuimelle
• Vakuutus- ja eläkelaitoksille

Lisäksi työttömyyskassalla on oikeus sen lisäksi, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetään, salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä antaa ministeriölle, Verohallinnolle ja lakisääteistä sosiaaliturvajärjestelmää hoitavalle laitokselle tai yhteisölle välttämättömiä tietoja sosiaaliturvaan kohdistuvien rikosten ja väärinkäytösten selvittämiseksi sekä poliisi- ja syyttäjäviranomaiselle rikosten selvittämiseksi ja syytteeseenpanoa varten tarvittavia tietoja.

Lisäksi voimme luovuttaa Kansaneläkelaitokselle salassapitosäännösten ja muiden tietojen saantia koskevien rajoitusten estämättä välttämättömiä tietoja laissa säädettyjen tehtävien hoitamista varten.

Lisäksi voimme luovuttaa tietoja EU-maiden väliseen sosiaaliturvatietojen sähköiseen tietojenvaihtojärjestelmään (EESSI).

Voimme jäsenen suostumuksella luovuttaa tietoja myös muille tahoille, kuten eronneen tai erotetun jäsenen uudelle työttömyyskassalle sekä sosiaalitoimistolle.

YTK Työttömyyskassan ja YTK Työelämän yhteisten jäsenten osalta yhteystiedot käsitellään ja vastaanotetaan osapuolten kesken jäsenen antaman suostumuksen perusteella. YTK Työttömyyskassan ja YTK Työelämän välillä jaetaan jäsenyystietoa YTK Työelämän jäsenyysehdon perusteella. Jäsenyystietoa voidaan käyttää viestinnän kohdentamiseen.

Valtuuttamamme ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat käsitellä rajoitetusti henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun palveluiden teknisen toteuttamisen, ylläpidon, tietoturvan ja palvelun toimivuuden varmistamisen yhteydessä. Palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, eivätkä käsittele tietoja omiin tarkoituksiinsa. Henkilötietojen käsittelystä tehdään osapuolia sitova sopimus, jossa on huomioitu tietosuojaa, tietoturvaa ja salassapitovelvollisuutta koskevat vaatimukset. Tiedon omistus ei siirry palveluntarjoajalle, eikä palveluntarjoajalla ole oikeutta käyttää tietoja toimeksiantoa laajemmin.

Henkilötietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen sisällä.

Jos siirrämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, toteutamme siirrot tietosuojalainsäädännön mukaisesti käyttäen asianmukaisia suojatoimia.

Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai sovellettavan lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi.

Käsittelemme henkilötietoja niin kauan, kun meillä on jokin tässä tietosuojaselosteessa kuvattu voimassa oleva peruste tietojen käsittelyyn sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen.

Meillä voi olla oikeutettuun etuun tai lakiin perustuva oikeus käsitellä henkilötietojasi myös tietyn ajan jäsenyyden päättymisen jälkeen.

Säilytysajat perustuvat muun muassa:

• Työttömyysturvalainsäädäntöön
• Työttömyyskassoja koskevaan lainsäädäntöön
• Kirjanpitolainsäädäntöön
• Vanhentumisaikoihin
• Arkistointivelvoitteisiin
• Viranomaisten määräyksiin

Henkilötietojen suojaaminen

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Mitoitamme suojaustoimenpiteet käsittelyn luonteen, laajuuden, asiayhteyden ja tarkoitusten sekä rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvien riskien perusteella. Suojaamisen tavoitteena on varmistaa henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus sekä estää tietojen luvaton tai lainvastainen käsittely, vahingossa tapahtuva häviäminen, tuhoutuminen, muuttuminen tai vahingoittuminen.

Huolehdimme siitä, että henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen tarve ja oikeus. Määrittelemme käyttöoikeudet tehtäväkohtaisesti, hallitsemme niitä keskitetysti ja arvioimme niiden ajantasaisuutta säännöllisesti. Seuraamme henkilötietojen käyttöä lokitietojen avulla. Voimme käyttää lokitietoja käsittelyn lainmukaisuuden, tietoturvan sekä väärinkäytösten selvittämisen varmistamiseksi.

Teknisiä suojaustoimenpiteitämme ovat muun muassa käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeuksien hallinta, tietoliikenteen suojaaminen, järjestelmien valvonta, varmuuskopiointi, haittaohjelmien torjunta, tietoturvapäivitysten hallinta sekä muut tietojärjestelmien ja palveluiden turvallisuutta tukevat ratkaisut. Sähköisessä asioinnissa käytämme suojattuja yhteyksiä ja asianmukaisia tunnistautumis- ja suojausmenettelyjä.

Organisatorisia suojaustoimenpiteitämme ovat muun muassa henkilöstön salassapitovelvollisuus, tietosuoja- ja tietoturvaohjeistus, henkilöstön koulutus, käyttövaltuuksien hallintamenettelyt, sisäinen valvonta sekä henkilötietojen käsittelyä koskevat toimintatavat ja vastuut. Ohjeistamme henkilöstöä käsittelemään henkilötietoja vain siihen tarkoitukseen, johon tiedot on kerätty ja vain siinä laajuudessa, jota työtehtävät edellyttävät.

Kun käytämme henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia, palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja lukuumme ja antamiemme ohjeiden mukaisesti. Teemme palveluntarjoajien kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa sovimme muun muassa salassapidosta, tietoturvasta, käsittelyn tarkoituksista, tietojen käytön rajoituksista sekä tietojen palauttamisesta tai hävittämisestä käsittelyn päättyessä.

Arvioimme ja kehitämme tietoturvaa jatkuvasti osana riskienhallintaa ja sisäistä valvontaa. Seuraamme, selvitämme ja käsittelemme henkilötietojen käsittelyyn liittyviä poikkeamia ennalta määriteltyjen toimintatapojen mukaisesti. Jos henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus, arvioimme sen vaikutukset ja teemme tarvittaessa ilmoitukset valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille sovellettavan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltuminen riippuu siitä, mihin käsittelyperusteeseen henkilötietojen käsittely kussakin tilanteessa perustuu. Kaikkia oikeuksia ei siten voida käyttää kaikissa tilanteissa, esimerkiksi silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseemme tai julkisen vallan käyttöön.

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Rekisteröidyllä on oikeus saada selkeää ja ymmärrettävää tietoa siitä, miten ja miksi hänen henkilötietojaan käsitellään. Tätä tarkoitusta varten annamme tietoa muun muassa tässä tietosuojaselosteessa.

Oikeus saada pääsy omiin tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö häntä koskevia henkilötietoja. Jos henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin sekä saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten, epätarkkojen tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista tai täydentämistä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä voi olla oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista silloin, kun käsittelylle ei ole enää perustetta tai kun poistamisen edellytykset muutoin täyttyvät. Oikeutta ei kuitenkaan yleensä voida toteuttaa siltä osin kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi, oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka muun lainsäädännössä säädetyn perusteen vuoksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden tai käsittelyn lainmukaisuuden.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä voi olla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen, julkisen vallan käyttöön tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Arvioimme vastustamisoikeuden soveltumisen tapauskohtaisesti.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä voi olla oikeus saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus olla joutumatta yksinomaan automaattiseen päätöksentekoon perustuvan päätöksen kohteeksi

Rekisteröidyllä on soveltuvissa tilanteissa oikeus olla joutumatta sellaisen yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi, jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi, ellei tällainen päätöksenteko ole lainsäädännön perusteella sallittua.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Pyynnöt

Jokainen YTK:n jäsen voi tarkistaa omat tietonsa YTK:n sähköisessä asioinnissa OmaYTK:ssa. OmaYTK:ssa jäsen voi lisäksi päivittää yhteystietojaan sekä lähettää meille viestin suojatusti. Jos tarkastuspyyntö koskee muita kuin OmaYTK:ssa suoraan näkyviä henkilötietoja, pyynnön voi tehdä lähettämällä viestin OmaYTK-palvelussa. Lähetämme pyynnön perusteella tarvittaessa lisäohjeet.

Pyynnöissä tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, mitä tietoja ja miltä ajalta henkilö haluaa tietoja tarkistaa/oikaista/rajoittaa/poistaa. Pyyntöjen tekeminen on pääsääntöisesti maksutonta.

Pyyntöjen yhteydessä varmistamme rekisteröidyn henkilöllisyyden. Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Voimme tarvittaessa jatkaa määräaikaa tietosuoja-asetuksessa säädetyin edellytyksin.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Voimme hyödyntää analytiikkaa ja tekoälyratkaisuja työllisyyttä tukevien palvelujen kohdentamisessa. Tekoälyratkaisuja voimme käyttää esimerkiksi työpaikkaehdotusten, koulutusten, valmennusten, tapahtumien ja muiden palveluiden suosittelemiseksi asiakkaalle tämän profiilin, osaamisen, työhistorian, työnhakukriteerien tai palveluiden käytön perusteella.

Työpaikkaehdotusten ja palvelusuositusten muodostamisessa voimme hyödyntää jäsenen meille antamia tietoja kuten osaamista, työ- ja koulutushistoriaa, alueellista sijaintia ja työnhakukriteerejä.

Työllisyyttä tukevien palvelujen kohdentamisessa käytettävä tekoäly ei yksinään tee rekisteröityä koskevia päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia vaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia rekisteröityyn.

Voimme toteuttaa lakisääteisiä etuuksia koskevaa päätöksentekoa osittain automaattisesti silloin, kun siihen on lainsäädännöllinen peruste.

Jos henkilötietojen käsittelyyn sisältyy automaattista päätöksentekoa, jolla on rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia, toteutamme käsittelyn sovellettavan lainsäädännön mukaisesti ja turvaamme rekisteröidylle lainsäädännössä säädetyt oikeudet.

Tietosuojaselosteen muutokset

Seuraamme jatkuvasti lainsäädännön kehittymistä sekä siihen liittyvien käytäntöjen ja tulkintojen muutoksia suhteessa omaan toimintaamme. Tarvittaessa päivitämme tätä tietosuojaselostetta. Muutokset julkaistaan tällä sivulla.